AI Governance Beleid

Overzicht

Dit document beschrijft het AI governance framework van Noveu. Alle AI-functionaliteit opereert binnen strikte grenzen voor privacy, transparantie en menselijke controle.

Principes

1. Datasoevereiniteit

• Primaire klantdata (mail, bestanden, identiteit) blijft binnen EU-datacenters — geen US-cloudproviders (geen AWS/Azure/GCP) voor primaire data
• Embeddings en vector-opslag draaien on-premise op eigen EU-infra (BAAI bge-m3 via zelf-gehoste Text-Embeddings-Inference + pgvector); geen externe embedding-API of vector-database
• LLM-tekstgeneratie gebruikt momenteel Google Gemini (US) via de Gemini API — uitsluitend bij expliciete activering, alleen door de gebruiker aangeboden content, onder EU-VS DPF + SCC's + Google DPA, geen training op klantdata. Een EU-soevereine LLM-provider (Mistral, Parijs) is voorbereid als roadmap-optie.
• Klantdata wordt nooit gebruikt voor model training
• Volledige controle over data lifecycle

2. Transparantie

• Uitlegbare AI beslissingen waar mogelijk
• Logging van alle AI interacties
• Duidelijke labeling van AI-gegenereerde content
• Audit trail voor compliance

3. Menselijke Controle

• Human-in-the-loop voor kritieke beslissingen
• Override mogelijkheid voor alle AI suggesties
• Configureerbare AI boundaries per organisatie
• Kill switch voor AI functionaliteit

4. Privacy by Design

• Minimale data verwerking (data minimization)
• Pseudonimisatie waar mogelijk
• Strikte toegangscontrole tot AI logs
• Recht op uitleg en bezwaar

AI Componenten

Assistenten

Assistent	Functie	Data Access
Mail Assistant	Samenvattingen, suggesties	Inbox van gebruiker
Document AI	Analyse, extractie	Geüploade documenten
Search AI	Semantisch zoeken	Geïndexeerde content
Support Bot	FAQ, triage	Kennisbank

Models

Model	Type	Locatie	Gebruik
LLM (Google Gemini)	Taal	Google Gemini API (US, onder DPF/SCC's)	Text generatie
Embeddings (BAAI bge-m3)	Vector	On-premise — eigen EU-infra (TEI)	Zoeken
Vector-opslag (pgvector)	Vector store	On-premise — eigen EU-infra	Retrieval
OCR	Vision	EU datacenter	Document verwerking

RAG (Retrieval Augmented Generation)

┌──────────────┐     ┌──────────────┐     ┌────────────────────┐
│ Gebruiker    │ ──► │ Query Engine │ ──► │ Vector Store       │
│ vraag        │     │ (EU-hosted)  │     │ (pgvector, on-prem │
│              │     │              │     │  EU; bge-m3 TEI)   │
└──────────────┘     └──────┬───────┘     └────────────────────┘
                            │
                            ▼
                  ┌─────────────────────┐
                  │ LLM (Google Gemini, │
                  │  US, DPF/SCC's)     │
                  │ + Retrieved Context │
                  └──────┬──────────────┘
                            │
                            ▼
                     ┌──────────────┐
                     │ Antwoord     │
                     │ met bronnen  │
                     └──────────────┘

Dataverwerking

Wat wel wordt verwerkt

• Klant content voor AI functionaliteit (met toestemming)
• Interactie logs voor audit
• Prestatiemetrics voor optimalisatie

Wat NIET wordt verwerkt

• ❌ Training data voor base models
• ❌ Delen met derden
• ❌ Transfer naar niet-EU locaties
• ❌ Profilering voor advertenties

Retentie

Data Type	Retentie	Reden
AI interactie logs	90 dagen	Audit en debugging
Gegenereerde content	Geen	Niet opgeslagen
Embeddings	Tot verwijdering	Functionaliteit
Feedback	1 jaar	Verbeteringen

Risicobeoordeling

AI Act Classificatie

Onder de EU AI Act classificeert Noveu AI als:

• Beperkt risico: Transparency verplichtingen
• Geen hoog risico: Geen automatische besluitvorming in kritieke gebieden

Mitigaties

Risico	Mitigatie
Hallucination	RAG met bronverwijzing
Bias	Diverse trainingsdata, monitoring
Privacy	Lokale processing, encryptie
Misbruik	Rate limiting, content filtering
Lock-in	Open model architectuur

Configuratie per Organisatie

Feature Toggles

Feature	Default	Configureerbaar
Mail summarization	Aan	✅
Smart compose	Aan	✅
Document analysis	Aan	✅
Sentiment analysis	Uit	✅
Auto-classification	Aan	✅

Boundaries

Organisaties kunnen instellen:

• Welke data AI mag benaderen
• Welke functies actief zijn
• Wie AI features mag gebruiken
• Logging niveau en retentie

Audit en Compliance

Logs

Alle AI interacties worden gelogd:

{
  "timestamp": "2026-01-15T10:30:00Z",
  "userId": "user-uuid",
  "action": "mail_summary",
  "inputType": "email",
  "outputType": "text",
  "modelVersion": "1.2.3",
  "tokensUsed": 1500,
  "latencyMs": 850
}

Rapportages

• Maandelijks AI usage report
• Kwartaal governance review
• Jaarlijkse audit assessment

Certificeringen

• ISO 27001 (informatiebeveiliging)
• SOC 2 Type II (in progress)
• AI Act compliance (voorbereidend)

Incidenten

Meldingsproces

1. AI incident gedetecteerd
2. Automatische pauzering indien kritiek
3. Notificatie aan security team
4. Root cause analyse
5. Correctieve actie
6. Communicatie naar klant

Categorieën

Categorie	Voorbeeld	Response
Privacy	Data lekkage	Onmiddellijk
Safety	Schadelijke output	< 1 uur
Quality	Inaccurate output	< 24 uur
Performance	Trage response	< 48 uur

---

Laatste update: Januari 2026
Versie: 1.0